ドキュメントバーコードを使用してファイル組織を改善する方法

効率的なドキュメント管理は、大量のファイルを扱う企業や組織の重要な問題です。紙のファイルやデジタル記録の処理にかかわらず、ミスマッチ、ファイルの紛失、または検索プロセスが遅いリスクは高い可能性があります。

ドキュメントにバーコードを使用することは強力なソリューションであり、アクセスを容易にし、精度を高め、エラーを減らすための簡単な方法を提供します。

ドキュメントのバーコードタイプ

ドキュメントにバーコードシステムを実装する際には、適切なバーコードタイプを選択することが重要です。バーコードによって異なるデータストレージと機能が提供され、適切なバーコードを選択することはニーズに応じて異なります。

ドキュメント管理に使用される主なバーコードタイプは次のとおりです。

1 Dバーコード（リニアバーコード）

これらは最もシンプルで広く認められているバーコードフォーマットです。1 Dバーコードは、デジタルデータの異なる幅を示す平行線からなる。

1 Dバーコードに格納できる情報の量は限られていますが、各ドキュメントが一意の識別子または参照番号に関連付けられている基本的なドキュメント追跡には最適です。

一般的なフォーマットには、Code 39とCode 128が含まれます。

2.二次元バーコード

1 Dバーコードとは異なり、2 Dバーコードはデータを垂直および水平に符号化し、より多くの情報を記憶できるようにする。これらのバーコードは、デジタルドキュメントの管理や、ドキュメントの説明やURLなどの他のメタデータをエンコードする必要がある場合に最適です。

一般的な2次元バーコードには、2次元コードとPDF 417が含まれる。

バーコードは、組織が文書をより効果的に管理し、正確性を高め、文書を検索するのにかかる時間を減らすのに役立つ上で重要な役割を果たしています。

次は、さまざまな業界でバーコードを使用してドキュメントを管理する方法の具体例です。

1.医療保健

医療保健の分野では、患者の記録、実験室の結果、処方を正確かつ迅速に取得することが重要である。バーコードは患者のファイル、カルテ、薬物包装をマークするために広く用いられている。

バーコードをスキャンすることで、医療保健専門家は患者の病歴にすぐにアクセスし、エラーを減らし、毎回正しいファイルを検索できるようにすることができます。

病院はバーコードシステムを用いて患者の記録を追跡する。各患者のファイルには一意のバーコードが割り当てられており、レコードにアクセス、更新、または転送するたびにバーコードがスキャンされます。これにより、患者データが誤って置かれず、必要に応じて承認者がアクセスできることが保証されます。

2.法律業界

弁護士事務所は契約書やブリーフィングから法廷文書まで、大量の法律文書を処理している。ファイルを間違って置くと、遅延や法的結果につながる可能性があります。

これを防ぐために、多くの弁護士事務所はファイルバーコードを使用して、事件ファイルごとに一意の識別子をマークしています。これにより、ドキュメントの保存場所を追跡し、必要に応じて迅速に検索することが容易になります。

ある大手弁護士事務所は、顧客ごとの案件ファイルをコード128バーコードでマークしている。ファイルが移動されたりアクセスされたりするたびに、バーコードがスキャンされて記録され、弁護士やサポートスタッフがすぐにファイルを特定できるようになります。

また、バーコードをスキャンして物理ファイルを会社のファイル管理システムに格納されているデジタルバージョンにリンクします。

3.金融サービス

銀行や金融機関は、融資契約、契約、顧客の財務履歴など、敏感で大量の記録を管理する責任があります。

バーコードを使用すると、これらの機関は一意の参照番号で各ファイルをマークし、規制基準に従って正確な追跡と検索を確実に行うことができます。

ある銀行はPDF 417バーコードを使用して抵当契約と顧客レコードをマークしている。部門間でドキュメントを更新または転送するたびに、バーコードはスキャンされ、安全なドキュメント管理システムに記録されます。これにより、監査証跡が明確になり、ファイルの紛失や誤配のリスクが最小限に抑えられます。

4.教育

教育機関は学生の記録、成績、行政書類、試験用紙を常に管理している。これらのドキュメントをバーコード処理することで、従業員が複数の部署や店舗の場所で学生ファイルを追跡しやすくなり、記録保存の効率が向上します。

ある大学では、学生の成績表を管理するためにQRコードを使用しています。各学生の受講実績には、ファイルのセキュアなデジタルバージョンにリンクされた2次元コードが表示されています。従業員は、物理ファイルを検索する必要なく、コードをスキャンしてすぐにドキュメントを取得できます。

5.小売業と製造業

小売業や製造業などの業界では、バーコードは製品追跡だけでなく、請求書、輸送記録、在庫ログなどの一連の操作ドキュメントを管理するためにも使用されています。

バーコードを文書管理プロセスに統合することで、企業はワークフローを簡略化し、文書作業のエラーを減らすことができます。

ある大規模小売業者は、コード128バーコードを使用して請求書を追跡している。各請求書にはバーコードがあり、承認と支払いの過程で各ステップがスキャンされます。これにより、財務チームは各請求書の状態を監視し、遅延を減らし、正確性を確保することができます。

1.バーコードタイプの選択：簡単な追跡のために1 Dバーコードを選択するか、2 Dバーコード（QRコードなど）を選択してより詳細な情報を取得します。

2.バーコードジェネレータの使用：オンラインバーコードジェネレータツールに移動し、必要な文書データを入力し、必要なバーコードフォーマットを選択します。

文書生成器バーコード.png

3.ダウンロードして適用：バーコードをダウンロードし、エンティティファイルまたは埋め込みデジタルファイルとして印刷します。

要するに、文書にバーコードを使用することは実用的で有効な方法であり、物理ファイルとデジタルファイルの組織性、正確性、アクセス性を向上させることができる。

ドキュメントにバーコードシステムを実装するには、バーコードジェネレータを使用することから始めてください。